Oznámení o shromažďování vyřizuje odbor kancelář úřadu, který sídlí v 1. patře Městského úřadu v Jirkově, budova čp. 1.
Pro veřejnost jsou vymezeny úřední dny Po, St - 08.00-11.00 a 12.00-17.00 a ÚT 08.00-11.00 a 12.00-13.00. Ostatní dny jsou vymezeny pro provádění místních šetření v terénu a přípravu podkladů v řízeních. Jednání s referenty včetně konzultací mimo úřední dny jsou možné po předchozí domluvě.